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プログラムチームの3月のタスク

English version is available here

PyCon JP 2025 座長 @nishimotz が個人として公開する日報です。

PyCon JP 2025 は9月26日・27日に広島国際会議場で開催されます。

主催メンバーを募集しています。主催メンバー申し込みフォームからご応募ください。 国外にお住まいの方からのご応募も受け付けておりますが、旅費補助については保証できないことをご了承ください。

PyCon JP 2025 の開催まで約7ヶ月となりました。3月にプログラムチームが取り組むべきタスクをまとめました。

1. キーノートスピーカーの決定

キーノートスピーカー候補への正式な依頼を行い、3月中に確定させることを目指します。

• PyCon JP 2025 のテーマやコンセプトが反映されること、なるべく多くの主催メンバーの意見を反映できることを目指します。
• キーノートスピーカーの候補者リストの作成、優先順位付けなどを行います。
• キーノートスピーカーは日本国内からひとり、日本国外からひとりを最終的に確定させます。
• 2024年の場合、キーノートは60分（並列セッションなし）でした。
• 候補者リストに基づいて依頼状を作成、送付し、返答を待ちます。
• 確定したスピーカーの情報を収集します（プロフィール、講演概要など）。
• キーノートスピーカーの決定を告知します。

2. トーク募集（CFP）の準備

2025年は4月第1週の募集開始、5月第2週の締切を想定して準備を進めます。

2024年のCFPは4月23日に開始され、5月31日に締め切られましたが、すこし早めに進めたいです。

募集するプロポーザルの種類の検討

• トークとポスターの2種類を想定します。
• トークの時間は30分から45分を想定します。
• ポスターセッションは発表スタイルの多様性のための選択肢として提供します。ポスター発表者と参加者が会うことができるコアタイムが必要です。
• 2024年は時間の短いトーク（ミニトーク）を募集しましたが、ミニトークは必須ではありません。

ガイドライン、採択プロセス、審査基準

• レビュー体制と採択プロセスを想定した上で募集を開始します。
• 透明性と公正性を重視したプロセスで登壇者の選定を行います。
• 多様な視点や新たなアイデアがコミュニティにとって重要です。
• 登壇者の選定においては、過去の経験だけでなく、新規の応募者にも門戸を広げる努力を続けます。
• 選定プロセスにおいてはバイアスを排除するため、必要になるまで応募者の名前をマスキングするなど、できる限り公平性を確保します。
• プロポーザル採択の裏側で2024年の採択プロセスを公開しました。このような公開を行うことで、採択プロセスの透明性を高めることができます。
• 透明性や公平性に配慮しつつ、例えば開催地にゆかりのあるトークを募集するなど、コミュニティのニーズに応えることも検討します。
• 応募者のためのガイドラインを作成します。2024年は 発表テーマに厳密なルールはありません。Pythonistaにとって面白い内容だと思えば応募してくださいとブログで告知しました。
• レビュー基準を作成します。以下は2024年に告知されたレビュー基準です：
  1. 関連性：Pythonコミュニティに関連する内容か？
  2. 明確性：トークの内容が明確に書かれているか？
  3. 専門性：内容が自身の経験や専門的な知識に基づいているか？
  4. 実用性：面白い内容あるいは役に立つ内容か？
• 採択通知後のフローを作成します（辞退者の対応、採択者のサポートなど）

応募に必要な情報の検討

応募に必要な情報（項目、文字数制限、期待する内容、公開の有無など）を検討します。

以下は例です。

• 発表言語（日本語または英語）
• タイトル
• 応募タイプ（トーク、ポスターなど）
• トラック（投稿の種類）
• 概要
• 詳細
• 備考
• この題材を選んだ理由
• 対象となる聴衆と経験レベル
• 発表者情報
• 追加発表者
• Tシャツサイズなど

CFPプラットフォームの設定

• 応募プラットフォームの選択と設定。2024年はPretalxを使用しました。
• 必要な入力項目を含む応募フォームを作成します。
• 応募プロセスがスムーズに機能するかテストします。
• 日本語・英語で応募を受付できることを確認します。

CFPの告知と宣伝の準備

• 日本語・英語で応募受付の告知を行います。
• ブログやソーシャルメディア用のCFP告知文の作成
• 潜在的な発表者向けのガイダンス（成功するプロポーザルのためのヒントなど）
• 多様な発表者グループにリーチするための宣伝戦略の計画

3. 招待講演の検討

• 必要と判断した場合は、キーノートスピーカーの確定後に、招待講演の依頼を行います。必須ではありません。
• 3月中の候補者リスト作成は必須ではありません。
• 座長とプログラムチームで判断します。

4. チュートリアルの計画

• 需要があると判断した場合は、チュートリアルの企画を行います。
• チュートリアルは複数トラックを想定します。
• カンファレンス前日、当日、翌日に会場または周辺で開催されることを想定します。
• 方針やテーマを検討し、外部の講師に依頼する場合は、講師候補の選定と依頼を行います。
• 3月中の内容確定は必須ではありません。
• 座長とプログラムチームで判断します。

5. チーム間連携が必要なタスク

座長チームは、主に以下のタスクについて、プログラムチームと他チームを連携します：

• セッションの会場要件 - 会場チーム
• CFPの宣伝と告知 - 広報チーム
• タイムテーブルの公開 - 広報チーム
• 配布物や会場掲示物の制作 - 会場チーム
• 予算と会計 - 座長チーム

座長チームは以下について、プログラムチームと参加者管理チームの連携を支援します。

• スピーカーがチケットを購入し、適切に参加登録していることの確認。ただし、スピーカー向けのチケットの提供方法や価格は、検討課題とします。
• スピーカーが遠方支援申請を行った場合の対応
• 日本国外在住のスピーカーがVISAを必要とする場合の対応
• 当日の会場受付における対応

座長チームは、主催メンバー研修会資料で示したガイドラインへの対応についてもプログラムチームを支援します。

4月以降のタスク

スケジュール案

• 4月: キーノートの確定、トーク募集開始
• 5月: トーク募集締切、審査、招待講演の確定、チュートリアルの確定
• 6月: トーク採択通知、プログラム詳細の確定
• 7月: タイムテーブル公開
• 8月: 発表者サポート、各種企画の準備
• 9月: 直前準備、カンファレンス本番、発表資料の公開依頼

開発スプリントの計画

9月28日に予定されている開発スプリントの計画を始めます。

• 開発スプリントの形式と目標の設定
• 参加者募集方法の検討
• 必要な環境やリソースの洗い出し

ライトニングトークの計画

ライトニングトークの実施方法について検討します。

• 実施形式と時間枠の決定
• 応募方法と選考プロセスの検討
• 必要な設備や空間の確認

同時通訳の手配計画

キーノートセッションのための同時通訳の計画を立てます。

• 通訳サービス提供者との打ち合わせ
• 事前準備、当日の流れの確認

オープニングとクロージングの計画

• オープニングやクロージングの内容と流れの検討
• 必要な登壇者や司会者の選定
• 使用する資料や映像の準備計画

更新履歴

• 2025-02-28: 初版公開