参加者管理チームのタスク
2025年03月23日
English version is available here
PyCon JP 2025 座長 @nishimotz が個人として公開する日報です。
PyCon JP 2025 は9月26日・27日に広島国際会議場で開催されます。
主催メンバーを募集しています。主催メンバー申し込みフォームからご応募ください。
参加者管理チームのミッション
- 参加者への情報提供やチケット販売を行います。
- 当日の受付や参加者が楽しめる環境作りをします。
- PyCon JP 2025 主催メンバー研修会資料 をガイドラインとして参照してください。
タスク
重要なタスク
- チケット販売（一般、学生、パトロン、ビジネス、主催メンバーなど）
- 公式パーティのチケット販売（カンファレンス本体と別売の場合）
- チケット購入者と参加者からの問い合わせ対応
- 遠方支援（遠方から参加する人に対して、交通費や宿泊費を支援する）
- 海外からの参加者のための招聘理由書の作成
- 名札（ネームタグ）の制作と準備
- 当日の受付
- フローの設計
- 受付マニュアル作成
- 担当者への説明
- 運用
- 落とし物対応、ヘルプデスク
望ましいタスク
- 当日の掲示物（会場内の注意事項、タイムテーブル、どこから来ましたか）
- 当日のバナー掲示をパトロンチケット購入者への特典とする場合は必須
- チケット購入者と参加者へのアンケートの実施、参加者統計の分析、結果の報告
- チケット販売状況のモニタリング
- 記事やメッセージ
- チケット購入
- 開発スプリント
- 託児サービス
- 当日の受付方法
- チュートリアル（実施する場合）
- アンケート回答依頼
オプションのタスク
- ノベルティの作成と配布
- 冊子作成
- スマホアプリ
2025年に目指したいこと
チケットの種類や価格
2024年は U25 チケットの導入などに取り組みました。
2025年も、より多くの人に参加してもらえるように、チケットの種類や価格を設定してみたいです。
現時点での座長の希望は、公式パーティを別売にして、チケットをさらにお手頃価格にしたいです。
また、以下は座長のアイディアです。採用できるかどうかの判断はチームにお任せしたいです。
- 広島の人限定のチケット
- スポンサーブースだけ入場できる無料チケット
- 1日目または2日目だけ参加できる割引チケット
- その他、いままでやったことがなかった企画にチャレンジするかも知れません
チーム間連携
以下は、他チームとの調整が必要なタスクです。
- チケットの価格と枚数は、主催メンバー向けチケットも含めて、座長チーム（予算、会計）と調整して決定します。座長としては主催メンバーの負担を軽減したいです。
- パーティチケットの枚数は会場の制約を踏まえて判断します。
- 開発スプリントとチュートリアルの実施についてはプログラムチームと調整します。
- ノベルティ、名札、制作物は広報チームが担当するデザインを使います。
- ブログやSNSでの告知は広報チームと調整します。
- 参加者の人数把握が必要な（主に会場チームの）タスクをサポートします。
- 参加者管理チームはチケット販売に関してお金の取扱をしない原則です。
- 海外からの参加者が、何カ国から何人くらい来るのか（実際に来たのか）を把握することが、他チームのタスクで必要となります。
スムーズで公平な運営
- トーク募集（CPF）、チケット購入、決済、旅費支援、招聘理由書の申し込み、場合によってはスポンサーや主催メンバー管理など、チームやシステムをまたいだアカウントの紐付けが困難になりがちです。スムーズにサービスや問い合わせ対応ができるように、工夫したいです。
- 当日の受付をスムーズにするために、2024年に導入した技術を含めて、積極的に検討してください。
- 割引適用条件などを事前に明確にし、確認などを確実に行えることが望ましいです。
- 前日や当日だけ活動するスタッフについて、必要であれば募集を検討します。
今後のスケジュール
- 4月: チケット種別と価格の決定
- 5月: チケット販売システムの準備
- 6月: チケット販売開始、遠方旅費支援の設計と受付準備
- 7月: 遠方旅費支援、海外からの参加者のサポート
- 8月: 問い合わせ対応、制作物、告知
- 9月: 事前連絡、直前準備、受付、スプリント
- 10月以降: アンケート結果報告
更新履歴
- 2025-03-23: 初版公開
- 2025-03-26: 海外からの参加者について追記