広報チームのタスク
2025年03月17日
English version is available here
PyCon JP 2025 座長 @nishimotz が個人として公開する日報です。
PyCon JP 2025 は9月26日・27日に広島国際会議場で開催されます。
主催メンバーを募集しています。主催メンバー申し込みフォームからご応募ください。
広報チームの活動方針とタスクをまとめました。
広報チームのミッション
- PyCon JPの（スピーカーやスポンサーを含めた）参加者を増やし、参加者に満足していただくためのブランディング、外部への情報発信を行う
- 事前〜当日〜開催後、広報したい内容を主催メンバーから収集し、SNSやメディアで積極的に発信する
- 当日含めメディア企業などと連携して行う企画を主導する
コンテンツ
必須コンテンツ
- CFP募集開始
- スポンサー募集開始
- 参加者募集開始
その他のコンテンツ
- 主催メンバーや各チームのミーティングなどの活動報告
- 主催メンバー募集や参加者増加のための告知
- 公式サイトの新コンテンツ追加告知（タイムテーブル、スプリント情報など）
- 開催カウントダウン
- 採択トークの紹介
- 開催地（広島）の魅力や交通・宿泊情報の発信
タスク
必須タスク
- PyCon JP ブログの更新
- デザイン
- ロゴ、キービジュアル、バナーなどの制作
- ウェブサイト
- 多言語対応（日本語・英語）
- 制作、運用、終了後の静的サイト化
- SNSの運用
- メディア告知・プレスリリース
- 一般社団法人 PyCon JP Association のメディアスポンサー対象
- メディア取材対応
- メディアスポンサーへの入場チケット提供
スポンサー特典によっては必須となるタスク
- バナーボード、スピーカーバックパネル
- Tシャツ、その他のノベルティ
- 会場サイネージ、冊子などの印刷物
その他のタスク
- 有料広告
- 書籍販売・サイン会
- 写真撮影（集合写真を含む）・アーカイブ
- 開催後レポートの作成、メディア掲載依頼
広報チームへの期待
開催地が変わったことを伝える
- PyCon JP 2025の開催地が東京ではなく広島であることを、なるべく早く多くの人に伝える必要があります。
関係者との協力
- 広報活動は広報チームだけが行うタスクとは考えていません。受け手は身近な人や共感できる人からのメッセージを重視します。
- すべての主催メンバー、スポンサー、スピーカーが、それぞれの立場で PyCon JP 2025を告知したいときに、サポートすることも、広報チームに期待する役割です。むしろ、広報チームは「全員参加の広報活動の後方支援」だと考えてください。
- 広報チームのタスクの多くは、他のチームとの連携が必要です。スムーズに連携できない場合は座長チームが支援します。
多様な参加者層へのリーチ
- Pythonはプログラミング初心者から専門家まで、幅広い層に使われるようになっています。PyCon JP 2025では、これまでPyCon JPに参加したことがない方々にも積極的にアプローチし、より多様な参加者を迎えることを目指します。
- 地方在住の方々や学生、異なる業界からの参加者など、初めての人を歓迎する姿勢を広報活動を通じて示します。
透明性のある情報共有
- イベントの準備状況や決定事項について、タイムリーかつ透明性のある情報共有を心がけましょう。
- スピーカー、スポンサー、参加者が安心して計画を立てられるよう、重要な日程や変更点はできるだけ早く告知しましょう。特に、交通や宿泊に関する情報は、参加者にとって重要です。
適切な内容
- 主催メンバー研修会資料には、広報活動に関連する事項があります。
- 例えばハッシュタグの統一や正確な表記などを提案しています。
- 知的財産権を尊重してコンテンツの作成、選択を行いましょう。
- 特定の立場の方を不快にするメッセージなどを避けましょう。
- 判断が難しい場合は、座長チームと連携して対応しましょう。
ユニバーサルな情報発信
- 前回の PyCon JP 2024では約1割が日本国外からの参加者でした。常に英語での情報発信が十分であるかを確認し、国際的な参加を促進しましょう。
- 広報を効果的にする改善には、デザイナーでなくても取り組めることがあります。例えば、高齢者や障害のある方が情報にアクセスしやすいこと、いわゆるアクセシビリティやユニバーサルデザインの知見を活用してください。
- ブログ記事、掲示物、配布物の文字の読みやすさに配慮しましょう。
- SNSにおける画像の代替テキストなどへの対応も歓迎します。
- これらは広報ツール運用ガイドラインとして整備し、不明な点は座長チームと相談して判断しましょう。
スケジュール案
2025年3月
- 広報の目標を設定し、そのためのタスクを整理します。
- 開催地（広島）の行政、報道、企業、教育機関などに向けた広報資料を作成します。
- 開催地（広島）で広報活動の担当者を決めます。
- オンラインでの広報の担当者を決めます。
2025年4月
- ブログやSNSアカウントの運用ガイドラインを作ります。
- 広報に使うメディア、ツール、依頼先などを整理し、必要な場合は予算を確保します。
- 開催地（広島）や PyCon JP の魅力を伝えるコンテンツの作成を開始します。
- 広島の魅力や PyCon JP に関する定期的なブログ更新やSNS利用を開始します。
- プログラムチームと連携して、キーノートスピーカー決定やCFP（トーク募集）の告知を行います。
- スポンサーチームと連携して、スポンサーシップ説明会やスポンサー募集開始を告知します。
2025年5月
- 広島の魅力や PyCon JP に関する定期的なブログ更新やSNS利用を継続します。
- ウェブサイト公開に向けて準備を進めます。
2025年6月
- 広島の魅力や PyCon JP に関する定期的なブログ更新やSNS利用を継続します。
- ウェブサイトを公開します。
- 参加者管理チームと連携して、チケット販売の告知を行います。
- プログラムチームと連携して、採択トークを発表します。
- スポンサーチームと連携して、決定したスポンサーを紹介します。
2025年7月
- プログラムチームと連携して、タイムテーブルの公開を行います。
- 参加者向けの詳細情報（持ち物、注意事項など）の発信を開始します。
- 登壇者の紹介コンテンツの制作と公開を行います。
- 参加促進のためのコンテンツ（過去の参加者の声、期待される学びなど）を発信します。
2025年8月
- イベント当日の詳細情報（受付方法、会場マップなど）の発信を強化します。
- 参加者向けのFAQを作成・公開します。
- 当日のSNS運用計画を策定します。
- 会場チームと連携して、会場サイネージや印刷物の制作を進めます。
2025年9月
- 直前情報（天候情報、交通状況など）の発信を行います。
- 当日のSNSライブ配信やブログ更新を実施します。
- 会場での写真・動画撮影を行います。
- メディア対応を行います。
- イベント終了後の速報を発信します。
2025年10月以降
- ウェブサイトを開催終了の内容に更新します。
- 他チームの情報発信のサポート、確認、とりまとめを行います。
- 2026年のチームへの引き継ぎを行います。
更新履歴
- 2025-03-17: 初版公開