会場チームのタスク
2025年03月28日
English version is available here
PyCon JP 2025 座長 @nishimotz が個人として公開する日報です。
PyCon JP 2025 は9月26日・27日に広島国際会議場で開催されます。
主催メンバーを募集しています。主催メンバー申し込みフォームからご応募ください。
会場チームのミッション
- 参加者が快適に過ごせる会場環境を整備します。
- 主にハードウェアに関する設備面の全般を担当します。
- 会場の選定、レイアウト設計、機材手配、設営・撤収を担当します。
- 環境づくりの一環として、飲食の提供や公式パーティ、さらには託児所の提供を含みます。
- PyCon JP 2025 主催メンバー研修会資料 をガイドラインとして参照してください。
会場チームの構成
会場チームは本体と2つのサブグループで構成されます：
- 会場チーム: 会場の選定・契約、レイアウト設計、設営・撤収、サイネージなど
- 飲食サブグループ: 公式パーティ会場の手配、飲食の提供
- 配信サブグループ: 音響・映像機材、照明、ネットワーク環境の整備など
タスク
会場チームのタスク
重要なタスク
- 会場の選定と契約
- 広島国際会議場の利用申請などの手続き
- 必要な部屋の確保
- 開発スプリント会場の手配
- 日曜日（9月28日）も広島国際会議場を使用する可能性が高い
- 会場レイアウトの設計
- 会場の図面確認とフロアレイアウトの作成
- 各部屋の使用目的の決定
- 座席配置、ステージ設計
- スポンサーブースの配置
- スピーカーが準備をする部屋（プログラムチームと連携）
- PyCon JP Association が会議をする場所の確保（座長チームと連携）
- 主催メンバーの控え室の確保
- 託児スペース（セキュリティやプライバシーに配慮）
- 受付エリア（名札を並べる場所を含む）
- ランチを配布する場所と飲食可能エリアの設定
- スポンサーの荷物の搬入・搬出用の一時的な保管場所
- 当日の会場設営・撤収
- 設営スケジュールの作成
- 設営・撤収の人員配置
- 外部業者との連携（宅配便会社など）
- 広島国際会議場の担当者とのやりとりの窓口
- 会場内のサイネージ計画
- 広報チームと連携した会場サイネージの設計と設置
- 広報チームと連携した会場マップの作成
- 安全管理
- 避難経路の確認と案内
- 緊急時対応計画の策定
望ましいタスク
- 休憩スペースの充実（充電ステーション、リラックススペースなど）
- オープンスペース（アンカンファレンス）の場所確保
- 環境への配慮（ゴミ分別、リサイクル対応など）
- バナーボード、スピーカーバックパネルなどの設置（広報チームやスポンサーチームと連携）
- 書籍販売やサイン会の場所確保（広報チームと連携）
オプションのタスク
- 託児サービスの提供（利用者がいる場合、依頼予定の事業者に打診済み）
- チュートリアル会場の手配（実施する場合）
今後のスケジュール
- 5月: 会場の利用計画を作成
- 6月: 会場下見、施設利用計画の提出
- 7月・8月: 会場サイネージなどの検討
- 9月: 前日設営、当日運営、撤収、搬出、ゴミ処理
- 10月以降: 振り返り、次回への引き継ぎ資料作成
飲食サブグループのタスク
重要なタスク
- 公式パーティ
- 土曜日夜（9月27日）に広島国際会議場で行う可能性が高い
- パーティチケット購入者に限定する見込み
- パーティ定員については参加者管理チームと連携
- セッション会場を閉鎖してパーティ会場に転換（プログラムチームと調整）
- 依頼予定の事業者に打診済み
- 会場選定と契約
- 飲食の手配
- 設営・撤収
- 飲食の手配
- 公式パーティに対応できるケータリング会社、広島国際会議場内の飲食店、その他の業者への依頼など、選択肢の検討（土地勘がある人の関与が必要）
- コーヒーブレイク
- ランチ対応（弁当手配）
望ましいタスク
- 特別な食事要件（ベジタリアン、アレルギー対応など）への対応
- 地元広島の特産品や名物の紹介・提供
- 水・お茶などの提供
配信サブグループのタスク
重要なタスク
- 機材・備品の手配
- 施設備品の利用申請
- 購入、レンタルの検討
- ネットワーク環境の整備
- 参加者には会場のWi-Fiサービスの提供を検討
- 配信用のネットワーク環境を整備
- 配信や機材レンタルに関する外部業者との連携
望ましいタスク
- 配信環境の整備（オンライン配信を行う場合）
- 録画・録音の手配
- バックアップ機材の準備
2025年に目指したいこと
チーム間連携
以下のタスクは他チームとの連携が必要です：
スポンサーチームとの連携
- スポンサーブースのレイアウト設計と配置
- スポンサーメニューでの飲食提供の可能性
- スポンサー荷物の搬入・搬出の調整
参加者管理チームとの連携
- 参加者数の把握と座席配置の調整
- 公式パーティ参加者の定員管理
広報チームとの連携
- 会場サイネージのデザインと設置
- 会場マップの作成
- 書籍販売やサイン会の場所確保
プログラムチームとの連携
- プログラム進行に必要な機材や環境の整備
- スピーカー準備室の設置
- セッション会場から公式パーティ会場への転換調整
座長チームとの連携
- 公式パーティの内容や規模の決定
- アクセシビリティ対応（バリアフリー、多目的トイレなど）の検討
- PyCon JP Association会議スペースの確保
スムーズで快適な会場運営
- 参加者が迷わないよう、わかりやすい会場サイネージを心がけます。
- トラブル発生時の対応フローを事前に整備します。
- 会場スタッフ向けのマニュアルを作成し、当日の運営をスムーズにします。
- アクセシビリティに配慮し、誰もが参加しやすい環境を整えます。
- 地元広島の協力者と連携し、地域に根ざした運営を目指します。
資源の有効活用
- 施設の指示に従いゴミ処理の手順を決定し、各チームに周知します。
- フードロスをなるべく減らしましょう。
更新履歴
- 2025-03-28: 初版公開